aplikasi kantor dan emplementasinya

A.     E-office

Kantor elektronik, atau e-office, adalah istilah yang diciptakan untuk menutupi meningkatnya penggunaan komputer berbasis teknologi informasi untuk pekerjaan kantor, terutama di tahun 1980-an. Itu adalah kata kunci pemasaran pada saat itu, tapi sekarang tidak begitu banyak digunakan karena semua kantor modern adalah kantor elektronik. Istilah muncul jauh lebih awal dalam nama komputer LEO (Lyons Electronic Office), yang pertama kali menjalankan aplikasi bisnis pada tahun 1951 di Inggris. Proses yang sedang berlangsung yang menyebabkan  e-officeadopsi adalah penghapusan kertas dan membuat sebagian besar dari kantor komunikasi elektronik. Definisi kantor elektronik tidak tepat, dan itu mungkin berupa :

• pengenalan komputer pribadi yang menjalankan aplikasi perangkat lunak perkantoran, seperti pengolah kata, atau interkoneksi komputer kantor menggunakan jaringan area lokal (LAN),atau ke sentralisasi fungsi kantor melalui aplikasi web.

Pengenalan e-office meningkatkan akurasi dan efisiensi organisasi dan dengan demikian meningkatkan tingkat layanan mereka, sementara secara teoritis menurunkan biaya dan secara drastis mengurangi konsumsi kertas. Banyak dokumen masih sedang dicetak dan diedarkan di atas kertas, bagaimanapun, terutama orang-orang yang membutuhkan tanda tangan.

B.     Perancangan Aplikasi E-Office

Sebelum melakukan pembangunan aplikasi, langkah awal yang disusun adalah membuat rancangan sistem  e-office. Tahapan penyusunan rancangan e-office adalah sebagai berikut ;

a. Penyusunan analisa kebutuhan pengguna.

b. Penyusunan analisa kebutuhan minimum sistem (Minimum Requirement)

c. Penyusunan konsep basisdata

d. Pembuatan arsitektur aplikasi.

Analisa kebutuhan e-office digunakan untuk mengetahui data dan pendukung dalam pembuatan aplikasi e-office. Analisa juga dilakukan untuk mengetahui kondisi ideal yang harus dipenuhi agar pembuatan aplikasi e-office sesuai dengan tujuan. Konsep E-office yang diterapkan dianalisa berdasarkan ketersediaan data dan informasi. Konsep portal intranet harus dapat mengakomodir data yang tersedia dan dibutuhkan  user. Dianalisa juga dampak penggunaan data tertentu terhadap efiseinsi proses dalam aplikasi. Berikut adalah hasil analisa kebutuhan dari pengguna ;

a.       Menyediakan kemudahan dalam melakukan komunikasi dan kordinasi pekerjaan di internal.

b.      Menyediakan fasilitas untuk menampilkan berita internal, pengumuman, artikel

dan kebijakan yang terintegrasi dengan website pusat.

c.       Menyediakan fasilitas untuk mempermudah pembuatan dan pengiriman undangan

dan memo dinas.

d.      Menyediakan fasilitas untuk pengiriman electronic mail (email) yang terintegrasi

dengan mail server.

e.       Meningkatkan efisiensi kerja dengan penerapan  Online Document yang

mendukung konsep paperless.

f.       Mampu berfungsi sebagai media center yang dapat di kelola dengan mudah untuk

menyimpan data sebagai berikut:

·         Laporan Litbang

·         Standar Pedoman Manual

·         Jurnal

·         Makalah

·         Media (audio, video dan gallery)

·         Software (update antivirus dan driver)

g.      Menyediakan fasilitas forum sebagai media silaturahmi dan kordinasi yang dapat

meningkatkan suasana kondusif dan kekeluargaan di lingkungan internal kantor

pemerintahan daerah.

h.      Menyediakan fasilitas untuk menarik user internal tetap nyaman menggunakan

aplikasi e-office seperti personal agenda, chatting, shoutbox, notification, dsb.

i.        Menyediakan fasilitas admin panel untuk manajemen data dan kebijakan

Aplikasi e-office.

C.      Implikasi EOoffice

Setelah  melalui  proses  perancangan  aplikasi  e-office,  maka  proses  selanjutnya  adalah  pembuatan  aplikasi. Pembuatan aplikasi dilakukan dengan cara pemrograman terstuktur dengan pemanfaatan database. Untuk media komunikasi  dalam  aplikasi  e-office  ini,  digunakan  mail  server yang  telah  dibangun,  maka  aplikasi  e-office telah  memiliki  platform  yang  akan  digunakan  untuk  berkomunikasi  antar  pengguna.  Aplikasi  e-office  terdiri  dari  beberapa modul  sebagai  fasilitas pendukung  kegiatan  perkantoran.

D.    Tujuan Implementasi E-Office

Tujuan Pegembangan aplikasi E-Office pada kantor pemerintahan daerah adalah untuk menciptakan sistem yang mampu mengakomdasi pekerjaan-pekerjaan terkair dan sasaran pegawai, serta mendukung proses pengembangan e-office.

E.     Manfaat Implementasi E-Office

Dengan di kembangkan nya aplikasi e-office pada kantor pemrintahan daerah, proses dokumentasi dari tiap surat yang keluar dan penetapan sasaran kerja pegawai setiap bulan, serta atribut-atribut yang dipakai pada kedua fitur tersebut dapat dengan mudah di dokumentasi serta ditelusuri. Selain itu manfaat yang didapat dari pengembangan aplikasi e-office adalah memudahkan pengelolaan tugas dari setiap surat yang masuk serta pengelolaan sasaran kerja pegawai tiap bulannya.

F.     Implementasi Aplikasi E-Office Pusjatan (Puslitbang Jalan dan Jembatan) di Kementrian Pekerjaan Umum.

1.      Perancangan dan Pembuatan aplikasi E-Office Pusjatan

Perancangan aplikasi dilakukan dengan cara pemrograman terstuktur dengan pemanfaatan database. Untuk media komunikasi  dalam aplikasi e-office ini, digunakan mail  server  Pusjatan,  yang  telah  dibangun  menggunakan platform Zimbra. Setelah mail server  terbangun,  maka  aplikasi  e-office  Pusjatan  telah  memiliki  platform yang akan  digunakan untuk  berkomunikasi antar  pengguna.  Aplikasi  e-office  Pusjatan  terdiri dari beberapa  modul  sebagai fasilitas pendukung kegiatan perkantoran di Pusjatan.  Aplikasi e-office  Pusjatan  dapat  diakses  melalui  jaringan intranet/internet dengan autentifikasi oleh database di server.

Aplikasi ini menggunakan database MySQL. Konsep  database  yang digunakan menyesuaikan tipe basis data  yang telah digunakan oleh  Website  Pusjatan. Setelah dianalisa konsep yang digunakan cukup sederhana, dikarenakan tidak melibatkan data lainnya diluar data yang dimiliki oleh Pusjatan. Berdasarkan Analisa kebutuhan sistem pembuatan aplikasi e-office, didapatkan kebutuhan sistem meliputi:

a. Perangkat lunak pengembangan aplikasi.

Software  Development  PHP versi  5.0.  Menggunakan  web  server  Apache  2.2.11.  Menggunakan  Content Management  System  (CMS)  Joomla  versi  1.5.17  dengan  pertimbangan  keamanan,  fleksibilitas  dan kemudahan admin untuk melakukan pengelolaan dan pengembangan jika diperlukan.

b.Perangkat lunak pengembangan database

Database My SQL 5.0.

c.Sistem minimum instalasi dan konfigurasi aplikasi di sisi pengguna.

Operating System Windows. Ram 256 Mb. Terinstal Browser (IE, Mozilla, Opera,dsb).Telah melakukan Join Domain Setelah mengetahui hasil dari analisa kebutuhan, kemudian akan dilakukan pembuatan rancangan atau desain aplikasi e-office Pusjatan. Pembuatan desain dibagi menjadi beberapa kegiatan, yaitu

a)      Pembuatan Arsitektur/Site Map

Site Map aplikasi e-office Pusjatan menggambarkan struktur fasilitas, data dan informasi yang terdapat di dalam aplikasi. Berikut adalah site map aplikasi e-office Pusjatan.

Gambar 2. Aristektur Aplikasi E-Office

b)      Pembuatan Desain Programming

Pembuatan  desain  programming  dilakukan  untuk  mengetahui  struktur  data  serta  konsep  programming yang digunakan. Pembuatan  desain  programming  juga untuk  mempermudah programmer menganalisa efektifitas dari code yang digunakan dalam pembuatan aplikasi.

c)      Pembuatan Desain Database

Desain  database  meliputi  pembuatan  ERD  (Entity  Relationship  Diagram)  dan  normalisasi  tabel. Pembuatan  desain  derancang  agar  tidak  terjadi  redudancy  dan  replikasi  data,  sedang  ERD  digunakan untuk menganalisa hubungan antar tabel, sehingga didapatkan suatu database yang handal.

d)     Pembuatan Desain Antarmuka (interface)

Pembuatan  desain  antarmuka  bertujuan  untuk  memberikan  gambaran  tentang  letak  dan  tampilan  antar fasilitas-fasilitas yang terdapat pada laman aplikasi e-office Pusjatan.

Setelah melakukan perancangan maka berikut adalah antarmuka halaman utama dari aplikasi e-office Pusjatan. Di halaman depan terdapat seluruh menu yang menyediakan fasilitas pendukung dari e-office yang dapat digunakan oleh pegawai untuk bertukar informasi serta dapat berinteraksi dengan pegawai lainnya.

Gambar 3. Antarmuka Halaman Utama Aplikasi E-Office

Setelah halaman utama adapun beberapa modul yang dapat digunakan oleh pegawai untuk memperlanjar pekerjaan atau mempermudah pekerjaan kantor pegawai pusjatan sebagai berikut :

• Modul Aplikasi Undangan adalah modul yang berfungsi untuk menyampaikan undangan di internal Pusjatan. Contohnya misalkan untuk mengirimkan undangan meeting ke beberapa divisi yang berbeda di kantor pusjatan.

Gambar 4. Antarmuka Modul Undangan

• Modul Disposisi adalah modul yang berfungsi untuk pendistribusian dokumen dari pegawai ke pegawai lainnya dan tersimpan dalam satu sumber server. Contoh nya pendistribusian dokumen antara bawahan ke atasan.

Gambar 5. Antarmuka Modul Disposisi

• Modul Memo Dinas adalah modul yang berfungsi untuk pembuatan konsep memo dinas yang akan dibuat oleh bawahan kepada atasan, yang nantinya setelah disetujui, memo dinas tersebut akan didistribusikan ke pegawai atau unit yang dituju.

Gambar 6. Antarmuka Modul Memo Dinas

• Modul Data Center adalah modul yang digunakan dimana modul ini dipergunakan sebagai media sharing dokumen-dokumen litbang yang dimiliki Pusjatan agar dapat dipergunakan oleh seluruh pengguna e- office. Contohnya seluruh pengguna e-office dapat melihat (mendowload) dokumen dari pengguna lain yang sudah di upload ke modul data center.

Gambar 7. Antarmuka Modul Data Center 

• Modul Image Gallery adalah dipergunakan sebagai media sharing terkait foto-foto yang dimiliki Pusjatan.

Gambar 8. Antarmuka Modul Image Gallery

• Modul file media adalah dimana modul dipergunakan sebagai media sharing audio dan video yang dimiliki Pusjatan, agar dapat dipergunakan oleh seluruh pengguna e-office.

 

Gambar 9. Antarmuka Modul File Media 

• Modul software adalah dimana modul dipergunakan sebagai media sharing perangkat lunak yang dimiliki Pusjatan, agar dapat dipergunakan oleh seluruh pengguna e-office.

Gambar 10. Antarmuka Modul Software

• Modul Risalah, adalah modul dipergunakan sebagai media sharing risalah rapat yang dimiliki Pusjatan, agar dapat dipergunakan oleh seluruh pengguna e-office.

Gambar 11. Antarmuka Modul Risalah

• Modul List IP Address adalah modul yang dipergunakan sebagai monitoring terhadap nomor IP (Internet Protocol) yang dimiliki oleh pengguna yang terkoneksi di jaringan Pusjatan.

Gambar 12. Antarmuka Modul List Ip Address 

• Modul Phone Book dari aplikasi e-office Pusjatan. Fasilitas ini mempermudah untuk mencari nomor telepon dari pengguna e-office Pusjatan.

Gambar 13. Antarmuka Modul Phone Book

• Modul Agenda adalah agenda dari aplikasi e-office Pusjatan. modul ini dipergunakan Sebagai agenda ataupun kalender yang menginformasikan setiap acara di Pusjatan.

Gambar 14. Antarmuka Modul Agenda

2.      Implikasi implementasi Aplikasi E-Office Pusjatan.

Penerapan aplikasi e-office di kantor pemerintah daerah pada umumnya dan Pusjatan pada khususnya tidaklah mudah. Selain faktor teknis hal terbesar dalam penerapan sistem ini adalah faktor budaya kerja. Merubah cara kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS) dari sistem manual ke sistem elektronik membutuhkan banyak penyesuaian. Pusjatan melakukan sosialisasi hingga pelatihan berkali-kali dalam kurun waktu 2008 hingga 2012. Transformasi tata kerja yang diingkan baru tercapai pada tahun 2012, dimana aplikasi e-office dipergunakan oleh seluruh pegawai di Pusjatan secara penuh.

Setelah keberhasilan penerapan e-office secara penuh di Pusjatan, maka dilakukan sebuah pendekatan evaluasi terkait implikasi penerapan e- office terhadap beberapa indikator.

Tabel berikut menunjukan bagaimana aplikasi e-office Pusjatan dapat meningkat efektifitas dan efisiensi kegiatan perkantoran di Pusjatan.

No	Indikator	Sebelum E- office	Sesudah E-office	Keterangan
1	Pembelian ATK	100%	75%	ATK dapat dihemat sebesar 25%
2	Kecepatan Transfer Dokumen	1-5 Hari	1-12 Jam	Respon time maksimal 12 jam
3	Kurir Dokumen	8 Orang	Tidak Ada	E-office tidak memerlukan kurir dokumen
4	Kecepatan Pengambilan Keputusan	1-5 Hari	1-12 Jam	Semakin cepat dokumen terkirim, semakin cepat keputusan akan diambil
5	Tempat Penyimpanan Dokumen	Ruangan 5×5 m2	Storage 1Tb	Dokumen tersimpan dalam bentuk elektronik

Tabel 1. Indikator Kinerja Implementasi E-office di Pusjatan

Kesimpulan    : implementasi aplikasi e-office terbukti sangat membantu dalam mempercepat proses bisnis perkantoran.

Sumber            : http://rizkyisninda.blog.binusian.org/51/